Modèles gratuits

Bibliothèque de modèles pour syndic bénévole

Des modèles prêts à imprimer pour gérer votre copropriété au quotidien. Cliquez sur « Imprimer / PDF » sous chaque modèle, puis complétez-le. Pour les documents qui se calculent (convocation, PV, appel de fonds), utilisez plutôt nos générateurs.

Pouvoir de représentation (mandat de vote)

Le modèle a maintenant son générateur : mandataire ou pouvoir en blanc, instructions de vote, rappels de l'article 22.

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Feuille de présence

Le modèle a maintenant son générateur : participants, mandataires et total des voix calculé automatiquement.

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Lettre de démission du syndic bénévole

M./Mme ……………………, syndic bénévole
Copropriété ……………………

À l'attention du conseil syndical et des copropriétaires
Lettre recommandée avec accusé de réception

Objet : démission de mes fonctions de syndic bénévole

Madame, Monsieur, cher copropriétaire,

Par la présente, je vous informe de ma décision de démissionner de mes fonctions de syndic bénévole de la copropriété …………………… à compter du …………………….

Afin d'assurer la continuité de la gestion de l'immeuble, je vous invite à convoquer une assemblée générale dans les meilleurs délais en vue de désigner un nouveau syndic. Je resterai en fonction jusqu'à cette désignation et me tiens à votre disposition pour assurer la passation (comptabilité, archives, contrats et fonds du compte séparé).

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.

Fait à ……………, le ……………
Signature
Guide pratique

Les règles derrière chaque modèle

Les modèles ci-dessus sont prêts à imprimer ; ce guide donne le droit qui va avec — pour les utiliser (et les faire respecter) sans faux pas.

Le pouvoir de vote : qui, combien, quelles limites

Tout copropriétaire empêché peut se faire représenter à l'assemblée générale par un mandataire de son choix — copropriétaire ou non (voisin, conjoint, enfant…). Trois garde-fous encadrent l'exercice :

  • un mandataire porte au plus 3 pouvoirs — davantage seulement si le total des voix qu'il représente (les siennes comprises) reste sous 10 % des voix du syndicat ;
  • le syndic, son conjoint, ses ascendants/descendants et ses préposés ne peuvent pas recevoir de pouvoir — le gestionnaire ne vote pas à la place des gérés ;
  • un pouvoir peut être en blanc (sans nom de mandataire) : le président de séance le distribue alors — en pratique, mieux vaut désigner nommément.

3 max

Pouvoirs par mandataire (règle générale)

10 %

Des voix du syndicat : le plafond qui permet d'en porter plus

0

Pouvoir possible pour le syndic et ses proches

Le réflexe du syndic bénévole

Joignez le modèle de pouvoir à chaque convocation : c'est obligatoire en pratique, et c'est ce qui sauve les majorités de l'article 25 dans les copropriétés absentéistes.

La feuille de présence : la preuve de toute la séance

Document le plus sous-estimé de l'AG — et pourtant celui qui prouve tout le reste : qui était là, qui représentait qui, avec combien de tantièmes. Sans elle, impossible de démontrer qu'une majorité a été atteinte.

Ses exigences : mentionner chaque copropriétaire présent, représenté ou absent avec ses tantièmes, faire signer les présents et les mandataires (en annexant les pouvoirs), puis la faire certifier par le président de séance. Elle est annexée au procès-verbal et conservée avec lui au registre.

En cas de contestation d'une décision, c'est la première pièce que le juge examine : une feuille de présence approximative fragilise toutes les résolutions de la séance.

La lettre de démission : partir sans exposer sa responsabilité

Le syndic bénévole peut démissionner à tout moment — mais pas n'importe comment : une démission brutale qui laisse la copropriété sans gestion engage sa responsabilité. La lettre type verrouille les trois points qui protègent :

  • une date d'effet laissant un préavis raisonnable (un à trois mois) ;
  • l'annonce de la convocation d'une AG avec l'élection du successeur à l'ordre du jour ;
  • l'engagement d'assurer la passation (documents, fonds, archives) dans les délais légaux.

Envoyez-la en recommandé au conseil syndical (à défaut, à tous les copropriétaires). La procédure complète — y compris le cas où personne ne reprend — est dans notre guide de la démission du syndic bénévole.

Générateur de convocation d'AG

Pour l'assemblée qui élira le successeur.

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