Le ménage des parties communes repose sur la bonne volonté de chacun, les poubelles ne sortent plus à temps, l’escalier se dégrade : beaucoup de copropriétés finissent par envisager un salarié. Pour un syndic bénévole, la question fait peur : devenir employeur, est-ce réservé aux grands immeubles gérés par un professionnel ? Non. La loi le permet à toute copropriété, à condition de respecter qui décide quoi et les règles du droit du travail. Voici le parcours complet.

Le syndicat est l’employeur

Juridiquement, le salarié n’est employé ni par le syndic ni par les copropriétaires pris un par un : son employeur est le syndicat des copropriétaires, la personne morale qui regroupe tous les copropriétaires.

Le syndic agit pour son compte. Le décret du 17 mars 1967 (article 31) le dit simplement : le syndic engage et congédie le personnel employé par le syndicat et fixe ses conditions de travail, suivant les usages locaux et les textes en vigueur. C’est donc vous, syndic bénévole, qui signez le contrat, établissez les fiches de paie et répondez aux obligations sociales — au nom du syndicat, pas en votre nom personnel.

Cette répartition a une conséquence pratique : les salaires et cotisations sont des charges communes, payées depuis le compte bancaire du syndicat, et une faute de gestion sociale peut engager votre responsabilité de syndic.

Ce que l’AG doit décider

Le syndic ne crée pas un poste de sa propre initiative. Le même article 31 réserve à l’assemblée générale une compétence exclusive : elle a seule qualité pour fixer le nombre et la catégorie des emplois.

Avant toute embauche, inscrivez donc à l’ordre du jour une résolution qui précise :

  • la catégorie d’emploi (employé d’immeuble, gardien ou concierge) ;
  • le volume horaire ou le régime de travail envisagé ;
  • le coût annuel estimé, charges sociales comprises, à intégrer au budget prévisionnel.

Une fois ce cadre voté, le choix de la personne, la rédaction du contrat et la gestion quotidienne relèvent du syndic. Présenter un chiffrage complet dès l’AG évite les surprises au moment de la régularisation des charges de copropriété.

Employé d’immeuble ou gardien

Les salariés des copropriétés relèvent de la convention collective nationale des gardiens, concierges et employés d’immeubles (IDCC 1043). Elle fixe les classifications, les salaires minimaux, les congés et le régime du logement de fonction. Elle distingue deux grandes familles :

  • l’employé d’immeuble : rémunéré à l’heure, sur des horaires définis, non logé ; c’est le profil des petites copropriétés qui ont besoin de quelques heures par semaine ;
  • le gardien ou concierge : souvent rémunéré au forfait selon les tâches confiées, généralement logé sur place ; c’est le profil des immeubles plus importants, avec une présence quotidienne.

Pour une petite copropriété gérée bénévolement, l’employé d’immeuble à temps partiel — quelques heures par semaine pour le ménage et les poubelles — est de loin le cas le plus courant. Le poste de gardien logé suppose une loge et un volume de tâches que seules les copropriétés plus importantes justifient.

Les formalités d’embauche

Le syndicat est un employeur comme un autre : les obligations du Code du travail s’appliquent intégralement. La liste à suivre :

  1. Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) auprès de l’Urssaf, avant la prise de poste ;
  2. Contrat de travail écrit, obligatoire pour un temps partiel, qui mentionne la durée du travail et sa répartition ;
  3. Fiche de paie chaque mois et déclaration sociale nominative (DSN) pour transmettre salaires et cotisations ;
  4. Visite d’information et de prévention auprès d’un service de prévention et de santé au travail ;
  5. Complémentaire santé collective proposée au salarié, comme pour tout employeur privé.

Ces démarches sont la partie la plus technique pour un bénévole. Beaucoup de syndics confient la paie à un expert-comptable ou à un service de paie externalisé : le coût est modeste au regard du risque d’erreur. Le site officiel de l’Urssaf détaille chaque étape pour les employeurs débutants.

Le coût et sa répartition

Le coût réel d’un salarié dépasse son salaire net : il faut ajouter les cotisations patronales, la complémentaire santé, la médecine du travail, l’éventuel service de paie et, pour un gardien, l’entretien de la loge. Prévoyez ce total dans le budget voté, et non le seul salaire.

Côté répartition, ces dépenses sont des charges générales réparties selon les tantièmes, sauf clause particulière du règlement. Pour les copropriétaires bailleurs, une bonne partie est récupérable sur les locataires : le décret sur les charges récupérables prévoit une récupération plus ou moins large selon que le salarié assure l’entretien des parties communes et la sortie des ordures. Le détail, avec le cas du gardien, figure dans notre outil des charges récupérables.

Pensez aussi à la comptabilité : salaires et cotisations s’enregistrent dans des comptes de charges dédiés, à distinguer des contrats de prestataires (voir le plan comptable du syndic bénévole).

Salarié ou entreprise de nettoyage

Embaucher n’est pas la seule voie. La copropriété peut aussi signer un contrat d’entretien avec une entreprise de nettoyage. Les deux options se comparent ainsi :

  • le salarié coûte souvent moins cher à l’heure et crée une présence régulière dans l’immeuble, mais impose au syndic les obligations d’employeur (paie, absences, remplacement pendant les congés) ;
  • l’entreprise facture davantage, mais gère elle-même son personnel, les remplacements et les obligations sociales : le syndic n’a qu’un contrat à suivre.

Pour une copropriété où le syndic bénévole dispose de peu de temps, le prestataire est souvent le choix le plus sûr. Dans ce cas, comparez plusieurs offres selon les règles de mise en concurrence des contrats.

Supprimer le poste ou licencier

Mettre fin à l’emploi obéit à deux logiques distinctes :

  • licencier un salarié relève du syndic, qui « congédie » le personnel, mais selon la procédure du Code du travail et de la convention collective (entretien préalable, motif, préavis, indemnités) ;
  • supprimer le poste de gardien ou de concierge, et vendre sa loge si elle appartient au syndicat, est une décision de l’assemblée, prise à la majorité des deux tiers des voix (article 26 de la loi du 10 juillet 1965). L’unanimité est exigée si le règlement fait du service de conciergerie un élément de la destination de l’immeuble.

Les indemnités de rupture ne sont jamais récupérables sur les locataires : elles restent à la charge des copropriétaires. Anticipez-les avant de proposer une suppression de poste en AG.

Devenir employeur engage la copropriété, et le syndic qui la représente. Pour gérer ce rôle sereinement, demandez un devis d’assurance qui couvre votre responsabilité de syndic bénévole.